Cette page permet de créer une nouvelle opération qui s'affichera soit dans Liste des opérations, soit dans Liste des opérations clôturées. Depuis ces page, le bouton “Saisir une opération” redirige à cet endroit.
* Le tableau “Créer une nouvelle opération” requiert le remplissage des informations suivantes afin d'ajouter à la liste d'opérations cette saisie d'opération :
L'Intitulé : Plus votre intitulé est précis plus vous pourrez facilement retrouver une opération. Dans cette zone, vous pouvez également faire référence à votre classement (classeur jaune 2016, etc.).
La Date : Vous enregistrez ici la date de l'enregistrement de votre opération. Attention, si vous indiquez une date hors des dates de votre exercice (exercice en cours) un message d’alerte vous indique que vous ne pouvez pas saisir cette date. Vous devez préalablement créer cet exercice. C’est le cas par exemple lorsque que vous souhaitez saisir un opération avec un date qui précède votre exercice en cours. (Pour paramétrer les exercices vous rendre dans le Menu Paramétrage – Exercices.
N° pièce comptable : Numéro de pièce comptable généré automatiquement. Si vous ne voyez que 000000 c'est que vous n'avez pas encore sélectionné de compte pour cette opération.
Fournisseur : Choisissez votre fournisseur (module complémentaire) ou ajouter le à l'aide de l'icône +
Exercice : Saisie des opérations sur l'exercice comptable souhaité (en cours ou en clôture provisoire) : Votre nouvel exercice 2019 est déjà entamé et vous vous apercevez qu’une facture fournisseur de l’année précédente (2018) a été oubliée. Il suffit simplement, dans la saisie des opérations, d’imputer cette dépense sur l’exercice 2018 (rubrique Exercices), l’écriture sera comptabilisée sur l’exercice souhaité. Une fois l'exercice 2018 clôturé, il ne sera plus possible d'imputer des opérations sur l'exercice clôturé. Il est possible d'effectuer cette opération uniquement sur les exercices en clôture provisoire.
Salarié : Vous sélectionnez le salarié qui est lié à cette opération. Par exemple, Monsieur DESIDERATI paye 5 chèques cinéma, vous sélectionnez dans la liste Monsieur DESIDERATI. Si son nom n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez créer sa fiche à la aide du bouton (+). Sous la zone “Salarié”, un icône permet d'imprimer le ticket de caisse correspondant à l'opération, l'autre icône permet d'envoyer le ticket de caisse par mail. Lorsque l'adresse mail n'est pas renseignée dans la fiche du bénéficiaire, l'icône est grisé. Lorsque sous les deux icônes, vous percevez une animation (un rond qui tourne), il faut actualiser votre cache pour le faire disparaître (Ctrl + F5).
Invité
Type : Indiquez s'il s'agit d'une Recette/Attribution ou d'une Dépense.
Compte bancaire : Précisez le compte bancaire avec lequel vous avez effectué votre opération (vous avez au préalable paramétré vos différents comptes). Il peut s'agir également d'une caisse, exemple caisse de la billetterie chèques cinéma.
Méthode de paiement : Vous indiquez le moyen de paiement que vous avez utilisé pour cette opération. Lorsque vous sélectionnez le mode de paiement “Chèque”, une rubrique numéro de chèque apparaît, vous pouvez saisir ici votre numéro de chèque. Cette information peut être très utile en cas de rapprochement entre une facture et son règlement. Le mode de paiement “Chèques à encaisser ultérieurement” permet de préparer votre bordereau de remise en banque. En sélectionnant ce mode de paiement, vous allez pouvoir générer votre bordereau de remise en banque, menu “ Gestion des opérations, Chèques à encaisser”. La remise de chèque peut se faire en utilisant un bordereau de remise de chèque. Ce document permet de signaler le nombre de chèques à remettre s'il y en a plusieurs et la somme cumulée à créditer au compte bancaire destinataire. Les chèques à encaisser et les bordereaux de remise de chèque peuvent être remis à un guichet de banque ou envoyés par la Poste. Lorsque vous sélectionnez le mode de paiement “Chèques à encaisser ultérieurement”, vous devez indiquer le numéro de chèque reçu ainsi que le nom de la banque émettrice.
Pièce comptable justificative : Une pièce justificative comptable est un document qui permet d’appuyer une écriture comptable, elle doit être obligatoirement datée. La pièce justificative peut être une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée ou un récapitulatif qui justifie un ensemble d’opérations. Elle peut provenir d’un tiers (une facture fournisseur par exemple) ou être élaborée directement par le CSE (ticket de caisse). Le Code de commerce précise que les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans.
Ventilation
Catégorie : Permet d'affecter votre opération à une activité (activités sociales et culturelles) ou à une catégorie de votre budget de fonctionnement. Vous pouvez personnaliser vos catégories (Menu : Paramétrages, Catégories, Gestion des catégories).
Montant (€) : Indiquer le montant de votre dépense ou de votre recette
* Une fois toutes ces informations remplies, l'utilisateur est amené à valider sa saisie avec le bouton “Valider” en bas de page, il sera alors informé si il y a des informations manquantes, ou si la saisie a bien été enregistrée, auquel cas il sera redirigé vers la Liste des opérations.